Een bedrijf dat besloten heeft te gaan werken met een (nieuw) elektronisch onderhoudsbeheersysteem, zal zichzelf tenminste veertig vragen moeten stellen. Aan de hand van de antwoorden kan een onderhoudsbeheersysteem worden geselecteerd dat past bij de bedrijfssituatie. Daarna dient het systeem zodanig geïmplementeerd te worden dat de baten ruimschoots opwegen tegen de kosten. Hier volgt een artikel gepubliceerd in het OTM (Onderhoud, Techniek & Management) magazine door André de Boer, Huub van der Knaap en Johan Maas.
In het betreffende artikel wordt het proces voor de selectie van een passend elektronisch onderhoudsbeheersysteem toegelicht. Dat proces begint met het maken van een lange lijst (long list) van aanbieders van softwarepakketten voor onderhoudsmanagement. Er zijn vele manieren om leveranciers van onderhoudsbeheersystemen te vinden. Zo kan men advies vragen aan de eigen softwareleverancier, engineering consultant of onderhoudsadviseur. Ook via seminars, exposities, vakbeurzen, vaktijdschriften en internetsites zijn leveranciers op te sporen.
Short list
De volgende stap is het maken van een short list. Hierbij wordt een voorselectie gedaan waarbij er op basis van selectiecriteria ongeveer drie tot vijf leveranciers overblijven. Er kan ook voor worden gekozen om de stap van de long list over te slaan en gelijk te beginnen met een short list. Aan de leveranciers op de short list wordt gevraagd een offerte uit te brengen en eventueel ook een demonstratie op te sturen of te verzorgen. Veel leveranciers stemmen hun demonstratie af op de situatie van hun potentiële klant. Dat kan alleen wanneer het bedrijf de daarvoor benodigde informatie vooraf beschikbaar stelt.
Een bedrijf kan ervoor kiezen een onderhoudsbeheersysteem te implementeren en te gebruiken zonder het zelf te kopen. Deze werkwijze staat bekend als Application Service Providing (ASP) en wordt steeds vaker toegepast. De software draait dan niet op de computersystemen van de gebruiker, maar elders. De gebruiker heeft dan via een webbrowser toegang tot de software. De ASP-optie is vooral interessant in de situaties waarbij het bedrijf niet beschikt over een geschikt computernetwerk en/of liever geen grote investering in software en de implementatie daarvan doet. Bij ASP wordt de leverancier betaald aan de hand van een maandelijkse bijdrage die gewoonlijk deels bestaat uit een vast bedrag en deels uit een bedrag dat afhankelijk is van de intensiteit waarmee het systeem gebruikt wordt. Uiteraard kunnen er ook nadelen kleven aan ASP: de prijzen voor service zijn relatief hoog en het is moeilijker om op een ander systeem over te schakelen. Maar hoe komt men tot een short list van leveranciers van software voor onderhoudsmanagement? Hieronder staan in totaal veertig vragen die daarbij kunnen helpen. Deze zijn ondergebracht in vijf rubrieken, waarvan de eerste letters samen het woord BATEN vormen. BATEN staat voor Bedrijf, Aanbieder, Technologie, Eenvoud en Nut.
Bedrijf
- Hebben we een onderhoudsafdeling die zelfstandig een systeem mag kiezen?
- Gaan ook mensen buiten de onderhoudsafdeling gebruik maken van het systeem? (productie, management, contractors, leveranciers, opdrachtgevers, etcetera)
- Wie vraagt werkzaamheden aan, wie keurt deze goed en wie verzorgt de invoer van gegevens in het systeem?
- Vanaf welke werkplekken en machines willen we het systeem kunnen gebruiken?
- Kunnen we gebruik maken van de bestaande hardware en interne computerinfrastructuur? Als er geen intern netwerk is, kan ASP een goede oplossing zijn.
- Hebben we een systeem voor preventief onderhoud dat ondersteund moet worden door een softwarepakket?
- Welke onderhoudsfilosofie hebben we (bijvoorbeeld TPM of RCM) die door het systeem moet worden ondersteund?
- Welke informatie vraagt het management en hoe kunnen we die met het systeem leveren?
- Welke informatie moeten we snel en makkelijk vanaf de vastgestelde locaties kunnen opzoeken?
- Welk onderhoudsbeheersysteem gebruiken onze concurrenten?
Aanbieder
- Hoe lang is de aanbieder van het onderhoudsbeheersysteem op de markt?
- Hoeveel systemen van deze leverancier draaien er in Nederland in België?
- Levert deze firma systemen aan bedrijven in onze branche?
- Hoe groot is de organisatie van de leverancier en welke services kan hij leveren tegen welke prijs?
- Is de leverancier (of zijn representatie) op een redelijke afstand gevestigd voor het verlenen van services?
- Zijn de continuïteit van de aanbieder en zijn systeem gewaarborgd?
Technologie
- Is koppeling met bestaande applicaties wenselijk en mogelijk?
- Gaat de voorkeur uit naar implementatie van de onderhoudsmodule van een ERP systeem (totaal systeem) of kan er beter worden gewerkt met een stand-alone onderhoudssysteem?
- Welke modules zijn nodig? Kies niet meer modules dan er nodig zijn.
- Kan een modulair systeem later makkelijk uitgebreid worden met andere modules en wat zijn de consequenties hiervan?
- Welke machine-informatie willen we in het systeem vastleggen en op welke wijze?
- Is het zinvol te gaan werken met draadloze datacommunicatie?
- Willen we met het systeem prestatie-indicatoren registreren en kan dit?
- Willen we dat het systeem on line conditiemonitoring ondersteunt?
- Houden we zelf reserveonderdelen op voorraad en hoe willen we deze in het systeem registreren?
- Willen we regelmatig terugkomend periodiek onderhoud via het systeem gaan regelen en willen we hierbij eventueel voorschriften en te gebruiken materialen vastleggen?
- Willen we periodiek onderhoud ook via een planbord kunnen vastleggen en regelen?
- Willen we door middel van het systeem de activiteiten ‘inplannen’ met toewijzing aan vakrichting, monteur en uren/kostenregistratie?
- Welke documenten, voorschriften en tekeningen willen we elektronisch toevoegen? Soms is verwijzing naar een bepaald bestand of document voldoende.
Eenvoud
- Is het invoeren van gegevens, het opzoeken en analyseren van informatie en het maken van rapportages gebruiksvriendelijk?
- Kan de weergave van velden of schermen die we niet gebruiken achterwege blijven zonder dat de software hiervoor moet worden aangepast?
- Zijn kleine wijzigingen in de schermen, zoals het aanpassen van benamingen eenvoudig mogelijk, zonder de software aan ta passen?
- Vinden we het belangrijk dat het systeem en de handleiding beschikbaar zijn in het Nederlands?
- Zijn de standaardrapporten toereikend en kunnen we zelf eenvoudig rapportages samenstellen?
- Is de informatie in de database van het systeem gemakkelijk over te zetten als in de toekomst voor een ander systeem zou worden gekozen?
Nut
- Levert het systeem direct of indirect meer winst op dan de invoering en het gebruik van het systeem kost?
- Draagt het systeem bij aan een beter beheer van de werkstromen?
- Wat is de prijs van het systeem voor het geselecteerde aantal gelijktijdige gebruikers? (het aantal gelijktijdige gebruikers kan veel lager zijn dan het aantal personen dat toegang tot het systeem krijgt)
- Hoeveel moet er naar verwachting worden geïnvesteerd in hardware, constancy en interne uren om het systeem te implementeren?
- Verdient het aanbeveling de investering ineens te doen of deze te betalen via een maandelijkse bijdrage? In het laatste geval kan ASP een goede optie zijn.
